Web会議システム

有明国際特許事務所では、遠隔地や外国のお客様や、時間のないお客様向けに、Web会議システムを導入しております。というとかなりの大がかりで高額なシステムのような雰囲気ですが、実際は無料のZOOMやskypeのWeb Video conferenceを使用します。必要なスペックは、Webカメラとヘッドセット(スピーカとマイク)と、PCです。みなさんPCはお持ちだと思いますので、必要なのはWebカメラとヘッドセットです。ZOOMやskypeでは、スマートフォンやタブレットにも、コミュニケーションを取ることができますので、例えばiPadやスマートフォンだけでも会議を開始することができます。

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Web会議のオペレーション

ZOOMを使用した場合では、ワンクリックでWeb会議を始めることができます。こちらで開催する会議に参加してもらう場合には、初めに招待メールを送ります。招待メールにはURLがハイパーリンクで記載されており、所定の時間にリンクをクリックします。これで初めて参加する方のPCではアプリケーションのダウンロードがスタートし、ダウンロード後に自動的に会議室に入室できます。スマートフォンやタブレットの場合も許可すれば自動的にダウンロードされ、ダウンロード後に自動的に会議室に入室できます。アプリケーションのダウンロードは無料で、事前に進めておくことも可能です。また、招待メールのURLを使用せずに、主催者のIDを入力することでも、会議を開始させることもできます。

Web会議の使い勝手

会議中でもマイクをオフにしたり、カメラをオフにすることもでき、カメラをオフとすれば音声だけのチャットにもなります。ボタンを押すことで、動画を録画することもできます。また、スクリーン画像をシェアすることもでき、参加者が自由に書き込むことができるホワイトボードを立ち上げることも可能です。ブレークアウトルーム機能(小グループに分かれる機能)もあります。

Web会議の設定

有明国際特許事務所では、お客様からの申し込みがあれば、Web会議での打ち合わせを設定することができます。ZOOMの場合、1回の打ち合わせは40分以内となりますが、遠隔地や外国の方にとっては便利なツールになると思いますし、日本語に限らず英語での会議進行も可能です。

ZOOMの紹介動画

Skype ID: jdmsato